Agile vs PRINCE2

Som tränare får jag ofta frågan om vad skillnaden är eller likheterna mellan Agile (PM) och PRINCE2®. Lekmän pratar mycket om det i korridorerna, men vad är det egentligen?

Låt mig börja med att säga att båda har sitt värde eftersom de används av väldigt många organisationer och individer och bär frukt.

När de används på rätt sätt ökar de chansen (!) till ett framgångsrikt projekt:

• Mindre kostnader
• Högre kvalitet
• Minskad ledtid
• Färre risker
• Fler förmåner
• Mer tydlighet (omfattning)

PRINCE2®

Beprövad i många år, en ganska komplett projektledningsmetod (eller best practice), som täcker nästan alla aspekter av projektledning och tillhandahåller checklistor under hela projektets livscykel av processer/aktiviteter som bör utföras för att uppnå en to lead och över allt för att leverera ett framgångsrikt projekt, med hänsyn till obestridliga principer och med hjälp av anpassningsbara teman som ett Business Case för projektet, design av projektorganisationen (med tydliga roller), definiera Kvalitet, Risk etc...

I en Project Brief (främst med ett Business Case på hög nivå) svarar projektet på frågan: "ska vi börja med projektet?" I den (efterföljande) initieringsfasen svarar Project Initiation Documentation (eller "PID" med bland annat en projektplan, ett detaljerat Business Case,...) på frågan: hur ser projektet och resultatet av projektet ut ? I fasplanerna görs en "(del)plan" på detaljerad nivå strax före nästa fas, baserad på det mest uppdaterade tillståndet, så att den förblir iterativ och "to the point", med PID som revideras där det behövs.

Agile (PM)

Agile PM vill ha ett mer pragmatiskt förhållningssätt än det traditionella förhållningssättet och motsätter sig vattenfallsmetoden, som är för statisk. Genom ett iterativt arbetssätt och alltid i samarbete med kunden säkerställer Agile alltid minimala avvikelser med hänsyn till kundens önskemål.

Agile väljer att låta den funktionalitet som kunden önskar att fluktuera för kostnader och (led)tid, varvid de två senare måste fixas och funktionalitet baserad på MoSCoW (Must -, Should -, Could -, Won't have) principen för att fluktuera för att hålla sig inom tid och kostnad.

skiljer

Det finns naturligtvis en skillnad mellan de två teknikerna terminologi, där jag berättar för kunder och studenter att mycket är på det "språk" som folk föredrar att tala. Till exempel är holländska inte nödvändigtvis "bättre" än franska, men det är "bekvämt" om du vill fråga om vägbeskrivning i till exempel Nederländerna, men återigen mer obekvämt om du frågar om vägbeskrivning i Paris.

En annan skillnad är hur de olika aktiviteterna grupperade Till exempel har PRINCE2 "Pre Project" som tittar på önskvärdheten av att fortsätta, som i Agile är "delad i 2 delar": "Pre-project" och "Feasability" (..). Även i mängden roller har Agile några fler (delade) roller än PRINCE2 som grupperar dessa roller mer osv.

En annan kanske viktig skillnad är det annorlunda val som görs: t ex där PRINCE2 arbetar med toleranser med avseende på alla aspekter (tid, pengar, kvalitet på (slut)produkterna, ...) som måste överenskommas på rätt sätt, anger Agile i förväg att kostnader och ledtid kanske inte mixas med och att funktionalitet enligt MoSCoW-principen (se ovan) måste variera, förutsatt att inte alla 'funktioner' är lika viktiga. PRINCE2® använder också MoSCoW, men anger att varje val i någon av aspekterna är ett gemensamt beslut av både projektleverantör och kund/företag (eller kund).

Sist men inte minst: Agile anser att det finns en väsentlig skillnad mellan att bygga mjukvara och alla andra projekt.

Avtal

Det är tydligt för mig att likheterna är mycket större än skillnaderna, och det finns inget annat sätt och jag menar detta på ett nästan "fysiskt sätt". Naturligtvis måste du tänka noga på vad du ska göra innan du börjar, sedan fortsätta att finjustera (med klient och nyckelintressenter) om det du gör fortfarande är tänkt och lönsamt, utvärdera efteråt etc: denna grundfilosofi också har alla anständiga metoder/best practice/…. på jorden!

Den iterativa karaktären är också en vision som har vuxit sig allt starkare under åren och kan hittas i Agile, PRINCE2® såväl som i vilken annan modern teknik som helst. Det är givetvis mycket bekvämare för leverantören av produkter att ha statiska specifikationer (specifikationer) (Waterfall-metoden), eftersom leverantören då kan komma till jobbet snyggt och obehindrat utan att alltid ta hänsyn till ändrade specifikationer, dock VÄRLDEN STÅR INTE STILL NÄR DU GÖR DITT PROJEKT! Alla PM-metoder har tagit bort de flesta statiska element från varje teknik och ersatt dem med dynamiska/iterativa komponenter.

Båda teknikerna är INTE NORM, vilket innebär att du kan/bör anpassa dem så att de fungerar bäst för din organisation och du får bästa resultat av dem.

Kombinera Agile/PRINCE2

Kollegor i verksamheten hävdar att "delad användning" av båda teknikerna skulle vara lösningen: Jag är mycket emot detta och av flera skäl.

1. Du ber en organisation att känna till 2 metoder där det redan är väldigt svårt att känna till 1 metod väl.
2. Du introducerar olika terminologi, vilket kraftigt ökar förvirringen både internt och externt. Du får öar inom din organisation med var sin jargong/tolkning av de olika metoderna samtidigt som det redan är svårt nog att göra bra överenskommelser med 1 metod. Externa parter: leverantörer, nyanställda,... kommer att få extra svårt att integrera. Kraften med 1 (!) metod är just att allt måste vara klart för alla och du undviker diskussioner om "vad menar DU med...."
3. Du utvecklar faktiskt en ny metod, medan dedikerade specialister över hela världen ibland lägger årtionden på att få en metod (eller teknik) så komplett/konsekvent/(nästan) felfri. "Vi ska blanda ihop det ett tag" borde väl vara ett bra svar på det? Förutom att dessa ”kollegor” ofta har för lite kunskap/färdigheter för detta skulle detta ta år. Resultatet för organisationer är ofta katastrofalt.

OBS: en PRINCE2 Agile metod har utvecklats som kan vara mycket intressant för den som ändå skulle vilja ha ovanstående. Även här måste man inse att detta varken är PRINCE2® eller Agile PM och därmed i själva verket ytterligare ett val för en ny metod med samma ovanstående fördelar och samma ovanstående risker.

Slutsats

Min slutsats är att det inte finns någon "bästa teknik/metod". PRINCE2® är den i särklass mest använda metoden och detta bör definitivt övervägas. Eftersom det nederländska språket är det överlägset mest använda språket i Nederländerna, borde detta verkligen vara ett mycket viktigt argument för att använda nederländska som det officiella språket i din organisation. Detsamma gäller PRINCE2, även om Agile ökar i popularitet, är proportionerna fortfarande mycket till förmån för PRINCE2®.

Dessutom bör organisationer naturligtvis titta på den situation de befinner sig i och ställa frågor till sig själva och intressenter som:

• Vilken teknik använder vi för närvarande (eventuellt delvis) och hur fungerar det för oss och vår miljö?
• Inom vilka områden har vi svårigheter och vårt sätt att arbeta ger inte förväntade resultat?
• Vilka förväntningar har våra (viktigaste) intressenter (eller intressenter) och vilken teknik arbetar de med?

Slutligen

Att välja en väl passande projektledningsmetod är avgörande för stora och små organisationer som genomgår allt fler förändringar och vill implementera dessa förändringar på ett effektivt (att uppnå målen) och effektivt sätt (utan att använda för mycket tid/kostnad/resurser) .

Förutom att välja metod är också utbildning/certifiering och handledning av anställda avgörande. Du kan kontakta D-ICT Solutions för certifierad utbildning eller en kostnadsfri konsultation.

Författaren Drs Jean-Yves Depaus har 20 års erfarenhet av utstationering, Interim Management Consultancy och utbildning och (DICT) är med sitt team av certifierade utbildare, interimchefer och coacher ledande inom området certifierad utbildning över hela världen inom olika projekt, processer, service, kvalitet Ledningsmetoder som PRINCE2, Agile, Lean Six Sigma, ITIL, ISO, ASL, BiSL, eva