Agile vs PRINCE2

Als trainer word ik vaak gevraagd wat nou het verschil is of juist de overeenkomsten zijn tussen Agile (PM) en PRINCE2®. Er wordt in de wandelgangen door leken veel over geroepen, maar hoe zit het nou precies?

Laat ik beginnen te zeggen dat beide hun waarde hebben omdat ze door zeer veel organisaties en personen gebruikt worden en hun vruchten afwerpen.

Bij goed gebruik vergroten ze de kans (!) op een geslaagd project:

• Minder kosten
• Betere kwaliteit
• Verminderde doorlooptijd
• Minder risico’s
• Meer voordelen
• Meer duidelijkheid (scope)

PRINCE2®

Al jaar en dag beproefd, een redelijk complete project management methode (of best practice), die bijna alle aspecten van project management in zich heeft en door de hele life cycle van het project checklists geeft van processen/ activiteiten die uitgevoerd zouden moeten worden om een succesvol project te leiden en vooral te leveren, rekening houdend met onomstotelijke principes en gebruik makend van aanpasbare thema’s als een Business Case voor het project, inrichting van de projectorganisatie (met heldere rollen), het definiëren van Kwaliteit, Risico etc….

In een Project Brief (met voornamelijk een High Level Business Case) geeft het project antwoord op de vraag: “moeten we wel met het project beginnen?” In de (hierop volgende) Initiatiefase geeft de Project Initiatie Documentatie (of “PID” met o.a. een projectplan, een gedetailleerde Business Case,…) antwoord op de vraag: hoe zien het project en de output van het project eruit? In de Faseplannen wordt op detailniveau kort voor de hierop volgende fase een “(deel)plan” gemaakt a.h.v. de meest geüpdate stand van zaken, zodat deze iteratief en “to the point” blijft, waarbij de PID daar waar nodig herzien wordt.

Agile (PM)

Agile PM wil een pragmatischere aanpak dan de traditionele aanpak en zet zich hierbij af tegen de Waterval methode die te statisch is. Door een iteratieve manier van werken en dit steeds in samenwerking met de klant zorgt Agile voor steeds minimale afwijkingen ten aanzien van de wensen van de klant.

Agile kiest ervoor om de door de klant gewenste functionaliteit te laten fluctueren ten behoeve van kosten en (doorloop)tijd, waarbij deze laatste 2 vast moeten staan en functionaliteit aan de hand van het MoSCoW (Must -, Should -, Could -, Won’t have) principe te laten fluctueren om binnen de tijd en kosten te blijven.

Verschillen

Een verschil tussen beide technieken zit uiteraard in terminologie, waarbij ik klanten en cursisten vertel dat veel zit in de “taal” die men liever spreekt. Zo is Nederlands niet per se “beter” dan Frans, maar wel “handiger” als je b.v. in Nederland de weg wil vragen, maar weer onhandiger als je in Parijs de weg vraagt.

Een ander verschil is hoe de diverse activiteiten gegroepeerd worden: zo kent PRINCE2 b.v. de “Pre Project” waarbij gekeken wordt naar de wenselijkheid om verder te gaan, wat in Agile weer in 2 stukken wordt “opgehakt”: “Pre-project” en “Feasability” (..). Ook in de hoeveelheid rollen heeft Agile wat meer (opgesplitste) rollen dan PRINCE2 die deze rollen meer groepeert, etc.

Een ander wellicht belangrijk verschil is de verschillende keuzes die gemaakt worden: b.v. daar waar PRINCE2 werkt met toleranties ten aanzien van alle aspecten (tijd, geld, kwaliteit van de (eind)producten, ….) die goed moeten worden afgesproken , stelt Agile vooraf dat aan kosten en doorlooptijd niet gesleuteld mag worden en dat functionaliteit volgens het MoSCoW principe (zie boven) moet variëren, ervan uitgaande dat niet alle ‘features’ even belangrijk zijn. PRINCE2® gebruikt MoSCoW overigens ook, maar stelt dat elke keuze op welk van de aspecten dan ook een gezamenlijke beslissing is van zowel projectleverancier als opdrachtgever/business (of klant).

Last but not least: Agile vindt dat er een essentieel verschil is tussen het bouwen van software en alle andere projecten.

Overeenkomsten

Voor mij is duidelijk dat de overeenkomsten veel groter zijn dan de verschillen en dat kan ook niet anders en ik bedoel dit op een bijna “natuurkundige manier”. UITERAARD moet je goed nadenken wat je gaat doen voordat je begint, vervolgens goed blijven afstemmen (met klant en belangrijke belanghebbenden) of wat je doet nog steeds de bedoeling en de moeite waard is, achteraf evalueren etc: deze basis filosofie heeft ook elke fatsoenlijke methode/ best practice/…. op AARDE!

Ook het iteratieve karakter is een visie die in de loop der jaren steeds sterker is gaan groeien en zit zowel in Agile, PRINCE2® als in elke andere moderne techniek. Uiteraard is het voor de leverancier van producten veel handiger om statische specificaties (specs) te hebben (Waterval methode), omdat de leverancier dan lekker en ongehinderd aan de slag kan zonder steeds rekening te houden met gewijzigde specs, echter DE WERELD STAAT HELAAS NIET STIL ALS JIJ JE PROJECT DOET! Alle PM methodes hebben de meeste statische elementen uit elke techniek gehaald en vervangen door dynamische/ iteratieve componenten.

Beide technieken zijn GEEN NORM, wat betekent dat je ze kunt/ moet aanpassen zodat ze het beste voor je organisatie werken en je er de beste resultaten uit haalt.

Combineren van Agile/ PRINCE2

Er wordt door collega’s in de business beargumenteerd dat “deelgebruik” van beide technieken de oplossing zou zijn: ik ben hier erg op tegen en wel om meerdere redenen.

1. Je vraagt een organisatie om 2 methodes te kennen waarbij het al erg moeilijk is om 1 methode goed te kennen.
2. Je introduceert verschillende terminologie, waardoor de verwarring zowel intern als extern enorm veel groter wordt. Je krijgt eilanden binnen je organisatie met elk hun eigen jargon/ interpretatie van de verschillende methodes, terwijl het al moeilijk genoeg is om goeie afspraken te maken met 1 methode. Externe partijen: leveranciers, nieuwe medewerkers,… zullen het extra moeilijk vinden om te integreren. De kracht van 1 (!) methode is nou juist dat alles voor iedereen duidelijk moet zijn en je voorkomt dat je discussies krijgt over “wat bedoel JIJ met….”
3. Je ontwikkelt feitelijk een nieuwe methode, terwijl toegewijde specialisten wereldwijd soms tientallen jaren bezig zijn om een methode (of techniek) zo compleet/consistent/(bijna) foutloos te krijgen. “Dat gaan we wel even door elkaar gooien” moet daar dan een goed antwoord op zijn? Nog los van het feit dat deze “collega’s” daar vaak te weinig kennis/vaardigheden voor hebben, zou dit jaren in beslag nemen. Het resultaat voor organisaties is dan ook vaak desastreus.

LET OP: er is wel een PRINCE2 Agile methode ontwikkeld die erg interessant kan zijn voor diegenen die bovenstaande toch zouden willen. Ook daar moet men zich realiseren dat dit noch PRINCE2® is noch Agile PM en dus feitelijk weer een keuze voor een nieuwe methode met dezelfde bovenstaande voordelen en dezelfde bovenstaande risico’s.

Conclusie

Mijn conclusie is dat er geen “beste techniek/methode”  is. PRINCE2® is wel verreweg de meest gebruikte methode en dit zou zeker een overweging moeten zijn. Zoals de Nederlandse taal in Nederland verreweg de meest gebruikte taal is, zou dit zeker een erg belangrijk argument moeten zijn om Nederlands als voertaal in je organisatie te gebruiken. Dit zelfde geldt voor PRINCE2, al wint Agile steeds meer in populariteit, de verhoudingen zijn toch nog zeer sterk in het voordeel van PRINCE2®.

Daarnaast moeten organisaties uiteraard kijken naar de situatie waarin ze zich bevinden en zichzelf en belanghebbenden vragen moeten stellen als:

• Welke techniek gebruiken wij momenteel (eventueel deels) en hoe werkt dat voor ons en onze omgeving?
• Op welke vlakken hebben we moeilijkheden en geeft onze manier van werken niet de verwachte resultaten?
• Welke verwachtingen hebben onze (belangrijkste) belanghebbenden (of stakeholders) en met welke techniek werken zij?

Ten slotte

Het kiezen van een goed passende Project Management methode is essentieel voor grote en kleine organisaties die steeds meer veranderingen doorgaan en deze veranderingen op een effectieve (halen van de doelstellingen) en efficiënte manier (zonder teveel tijd/kosten/ressources te gebruiken) willen doorvoeren.

Naast het kiezen van een methode is ook het trainen/certificeren en begeleiden van medewerkers hierin cruciaal.  U kunt contact opnemen met D-ICT Solutions voor gecertificeerde trainingen of een gratis adviesgesprek.

De auteur Drs Jean-Yves Depaus heeft 20 jaar ervaring in Detachering, Interim Management Consultancy en Training en (DICT) is met zijn team van gecertificeerde trainers, interim managers en coaches toonaangevend op gebied van gecertificeerde trainingen over de hele wereld in diverse Project-, Proces-, Service, Kwaliteitsmanagementmethodieken zoals PRINCE2, Agile, Lean Six Sigma, ITIL, ISO, ASL, BiSL, e.v.a.